Toute l'année : ce qui ne se rattrape pas
Trois habitudes hebdomadaires produisent l'essentiel de la valeur probante d'un dossier, et aucune ne se reconstitue après coup.
- Le relevé de temps, cinq minutes par personne le vendredi.
- Le journal d'essais, une entrée par campagne, avec les échecs.
- La collecte des sources consultées, au moment où vous les consultez.
Ajoutez un moment au démarrage de chaque projet : écrire l'état de l'art avant d'engager les dépenses. C'est aussi ce qui prouve que vous saviez ce qui existait.
À la clôture, décembre
- Arrêter les relevés de temps et vérifier leur cohérence avec les congés et les contrats.
- Rassembler l'état des immobilisations et justifier les prorata d'usage.
- Recenser les subventions notifiées ou encaissées et les rattacher aux projets.
- Vérifier les agréments des sous-traitants pour l'année écoulée.
- Constater la créance en produit à recevoir. Voir la comptabilisation.
- Recalculer le statut PME si vous déclarez du CII.
La vérification tourne avant la liasse
Le score de conformité vous dit ce qui manque à un moment où c'est encore corrigeable, pas au printemps dans l'urgence.
Au moment de la liasse, printemps
- Finaliser les fiches projet et lancer la vérification.
- Corriger les alertes bloquantes avant de figer les montants.
- Générer le rapport justificatif et les éléments du 2069-A.
- Transmettre à votre expert-comptable les montants et le rapport.
- Déposer la déclaration spéciale avec la déclaration de résultat.
Après le dépôt
Si vous relevez du remboursement immédiat, déposez la demande sans attendre : plus le dépôt est précoce, plus le traitement est fluide. Joignez spontanément une synthèse d'une page des travaux, elle évite la moitié des allers-retours.
Archivez ensuite le dossier complet, pièces comprises, dans un emplacement partagé et non dans une messagerie individuelle.
Le rescrit : anticiper de plusieurs mois
Un rescrit déposé quelques semaines avant la liasse ne protège rien : l'administration doit avoir le temps d'instruire. Sur un programme dont l'éligibilité est réellement discutable, déposez la demande avant d'engager les travaux, ou au plus tard en début d'exercice.
La réclamation : jusqu'à quand
Un CIR oublié se récupère par voie de réclamation dans le délai général, ce qui couvre en pratique les trois exercices précédents. Deux conditions : que le délai ne soit pas expiré, et que vous puissiez justifier les travaux de l'époque.
La seconde condition est celle qui bloque la plupart des récupérations rétroactives. Si vous envisagez de réclamer, commencez par vérifier ce qu'il reste comme traces avant de calculer un montant.
Récapitulatif
| Période | Action |
|---|---|
| Chaque semaine | Relevés de temps, journal d'essais |
| Au démarrage d'un projet | État de l'art, formulation du verrou |
| Avant d'engager un programme discutable | Rescrit |
| Décembre | Clôture du dossier, constatation de la créance |
| Printemps | Vérification, rapport, dépôt du 2069-A |
| Après le solde | Demande de remboursement |
| Trois ans | Fin de la période de réclamation et du droit de reprise |