Ce qu'est l'agrément, et ce qu'il n'est pas
L'agrément est une décision du ministère chargé de la Recherche qui reconnaît à un organisme la capacité de réaliser des opérations de recherche pour le compte de tiers. Il conditionne l'entrée dans l'assiette du CIR des dépenses que vous lui confiez.
Ce qu'il n'est pas, et c'est la confusion la plus coûteuse : l'agrément qualifie l'organisme, pas la prestation. Une mission de développement ordinaire confiée à un prestataire agréé ne devient pas de la recherche par le seul effet de l'agrément. La nature des travaux s'apprécie exactement comme pour vos travaux internes.
Un prestataire agréé qui vous facture de l'intégration vous fait courir le même risque qu'un prestataire non agréé.
Vérifier qu'un prestataire est agréé
La liste des organismes agréés est publiée par le ministère et consultable en ligne. La vérification prend deux minutes et se fait avant de contractualiser, pas au moment de déclarer.
- Recherchez l'organisme par sa raison sociale exacte, pas par son nom commercial. Beaucoup de laboratoires opèrent sous une marque distincte de l'entité agréée.
- Vérifiez le numéro SIREN : c'est lui qui fait foi, et c'est lui qui doit figurer sur la facture.
- Notez la période de validité de l'agrément.
- Enregistrez une capture datée de la consultation dans votre dossier.
Une déclaration du prestataire, sur son site ou dans sa proposition commerciale, ne constitue pas une preuve. Elle peut être ancienne, ou porter sur une entité différente de celle qui facture.
La vérification vous demande l'agrément par exercice
VerrouLab bloque le dossier tant que la pièce manque pour l'année déclarée, et écarte automatiquement la dépense du calcul. C'est l'une des alertes les plus fréquentes.
La question de la date, celle qui fait tomber les dossiers
L'agrément doit courir sur l'année au cours de laquelle les travaux sont réalisés. Pas au moment de la signature du contrat, pas au moment de la facture, pas au moment de la déclaration.
Deux cas piègent régulièrement les entreprises. Un agrément qui expire en cours d'exercice : seuls les travaux réalisés avant l'échéance sont retenus, et il faut donc être capable de dater les prestations. Et un agrément obtenu après le démarrage des travaux : la période antérieure reste hors assiette.
Quand un projet s'étale sur deux exercices, vérifiez l'agrément pour chacun d'eux. Un renouvellement n'est jamais automatique.
Ce qu'il faut conserver
| Pièce | Ce qu'elle établit |
|---|---|
| Copie datée de l'agrément ou de la consultation de la liste | La validité à la date des travaux |
| Contrat mentionnant l'objet scientifique de l'opération | Que la prestation est de la recherche, pas un livrable ordinaire |
| Factures détaillées, rattachées au projet | Le lien entre la dépense et les travaux déclarés |
| Livrables reçus, rapports d'essais, résultats | La réalité de l'opération, et souvent la meilleure preuve technique du dossier |
Ces livrables sont sous-estimés. Ils sont produits par un tiers, datés, et techniquement circonstanciés : en contrôle, ils pèsent souvent plus lourd que vos propres notes.
Obtenir son agrément, côté organisme
Si vous êtes vous-même prestataire et que vos clients vous le demandent, la démarche s'adresse au ministère chargé de la Recherche. Le dossier porte sur :
- la capacité de recherche de la structure : équipe, qualifications, moyens matériels ;
- les travaux réalisés, avec des exemples de projets et de livrables ;
- l'organisation permettant de mener des opérations pour le compte de tiers.
L'agrément est délivré pour une durée déterminée et se renouvelle. Anticipez le renouvellement plusieurs mois avant l'échéance : une rupture de validité en cours d'année pénalise vos clients autant que vous, et se remarque immédiatement dans leur dossier.
Un point commercial : afficher son agrément et son SIREN sur ses documents contractuels est un argument de vente auprès des entreprises qui déclarent du CIR. C'est aussi ce qui vous évite de devoir le prouver à chaque nouveau client.
Les erreurs qui font perdre la dépense
- Confondre l'entité agréée et la société qui facture au sein d'un même groupe.
- Déclarer des prestations à l'étranger sans vérifier le régime applicable à l'organisme.
- Oublier les plafonds : la sous-traitance est retenue dans la limite de trois fois les autres dépenses éligibles, et un plafond global s'applique. Voir le guide de la sous-traitance agréée.
- Ne pas déduire la subvention qui finançait précisément ces travaux externalisés.
Faites attaquer votre dossier avant l'administration
Un dossier qui repose largement sur la sous-traitance est examiné avec attention. Argus vérifie que vos travaux internes sont décrits de façon assez consistante pour porter l'ensemble, et que l'objet confié est caractérisé comme une opération de recherche.
- Repère les prestations décrites comme des livrables et non comme des opérations de recherche
- Contrôle la cohérence entre travaux internes et travaux externalisés
- Vérifie que les subventions rattachées à ces travaux sont déduites
- Propose des reformulations pour caractériser l'objet scientifique confié