L'enjeu, chiffré
Les dépenses de personnel constituent la base de l'assiette, et elles portent en plus le forfait de fonctionnement de 40 %. Un point de prorata mal justifié se paie donc 1,4 fois.
Sur une équipe à 300 000 € de masse salariale, passer d'un prorata déclaré de 80 % à un prorata retenu de 50 % après contrôle représente environ 38 000 € de crédit en moins, intérêts de retard en sus.
Le bon niveau de détail
Ni trop fin, ni trop grossier. Ce qui fonctionne :
- par personne, nominativement ;
- par projet, avec la référence utilisée dans vos fiches ;
- en heures ou en demi-journées, pas en pourcentage global ;
- avec une ligne pour le hors R&D, ce qui rend le relevé crédible.
Ce dernier point est contre-intuitif et décisif : un relevé où personne ne fait jamais autre chose que de la recherche décrédibilise l'ensemble. Les réunions commerciales, le support client et la maintenance existent, et les faire apparaître renforce le document.
Les temps se saisissent par projet
Le logiciel rattache les heures aux projets et signale les incohérences : sur-affectation, écart avec les contrats, absence de relevé.
La fréquence
Hebdomadaire, en pratique. C'est le rythme qui permet de se souvenir sans devenir une charge : cinq minutes le vendredi par personne.
Le mensuel reste acceptable si les projets sont peu nombreux et longs. En dessous, le relevé cesse d'être contemporain des travaux, et c'est précisément le critère qui lui donne sa valeur probante.
Un relevé vaut par sa contemporanéité, pas par sa précision. Des demi-journées notées chaque semaine valent mieux que des heures reconstituées en mars.
Ce qui fait office de relevé, chez vous
| Source | Utilisable | Condition |
|---|---|---|
| Outil de suivi de temps dédié | Oui | Export daté, projets identifiés |
| Tickets d'un outil de gestion de projet | Oui | À condition que le temps y soit saisi, pas seulement les tâches |
| Historique de dépôt de code | En complément | Prouve l'activité, pas le volume horaire |
| Comptes rendus de réunion technique | En complément | Datent les décisions et les participants |
| Tableur hebdomadaire partagé | Oui | Historique de version conservé |
| Estimation en fin d'exercice | Non | Aucune valeur probante |
Le plus simple est souvent le meilleur. Un tableur partagé, une ligne par personne et par semaine, avec un historique de versions, satisfait pleinement l'exigence.
Les cas particuliers
Le dirigeant. Sa participation aux travaux est admise lorsqu'il exerce effectivement des fonctions techniques, mais elle est examinée de près. Un relevé et une description précise de son rôle technique sont indispensables, et un prorata de 100 % sur un dirigeant qui gère aussi l'entreprise n'est pas crédible.
Les profils seniors. Leur temps de conception, de revue et d'encadrement technique est éligible et pourtant très souvent oublié, parce qu'il ne produit pas de livrable visible.
Les alternants et stagiaires. Leur temps suit les règles générales, avec la question de leur qualification au regard de la notion de technicien de recherche.
Les projets abandonnés. Le temps passé reste éligible : un échec est un travail de recherche, pas une dépense perdue.
Ce qui ne tient jamais
- Un pourcentage rond appliqué à toute l'équipe : 80 % pour tout le monde, toute l'année.
- Un relevé sans variation, où chaque semaine ressemble à la précédente.
- Un total supérieur au temps de travail réel, cumulé sur plusieurs projets.
- Des heures déclarées pendant les congés, incohérence détectée immédiatement.
- Un relevé sans lien avec le journal d'essais : huit cents heures déclarées pour trois campagnes documentées.
Faites attaquer votre dossier avant l'administration
Les incohérences entre les temps déclarés et le récit des travaux sautent aux yeux d'un vérificateur. Argus les repère avant lui.
- Repère les écarts entre le journal d'essais et les temps déclarés
- Signale les projets sans trace d'activité sur la période facturée
- Vérifie la vraisemblance de la répartition entre projets
- Propose des reformulations pour rendre chaque entrée exploitable