À quoi sert ce modèle
Aucun texte n'impose la remise spontanée d'un dossier. En revanche, en cas de demande d'informations, le délai de réponse est court. Cette liste sert à préparer ce moment, pas à le subir.
Conservez l'ensemble au moins pendant la période où l'administration peut exercer son droit de reprise, et davantage en cas de report de créance.
Le modèle est déjà dans le logiciel
Plutôt que de repartir d'un document vierge, ouvrez un dossier : la structure est imposée, les manques sont signalés et le calcul suit.
La structure attendue
| Poste | Pièces à conserver |
|---|---|
| Caractérisation des travaux | Fiches projet, état de l'art sourcé, formulation des verrous |
| Réalité des travaux | Journal d'essais, rapports, comptes rendus de revue technique, livrables |
| Personnel | Relevés de temps par projet, contrats, fiches de poste, diplômes, organigramme projet |
| Amortissements | État des immobilisations, factures d'acquisition, clé de prorata d'usage justifiée |
| Sous-traitance | Attestation d'agrément pour l'année, contrat, factures détaillées, livrables reçus |
| Subventions | Notifications, conventions, échéanciers de remboursement des avances |
| Déclaratif | Formulaire 2069-A déposé, liasse, calcul de l'assiette et sa piste d'audit |
Un exemple rempli
Ce qui manque presque toujours
Les relevés de temps contemporains des travaux, la justification de la clé de prorata des immobilisations, et l'attestation d'agrément du sous-traitant pour la bonne année.
Ce qui existe déjà chez vous sans être rattaché
Les comptes rendus de revue technique, l'historique des dépôts de code, les rapports de laboratoire, les relevés d'instruments horodatés.
Le classement qui fait gagner du temps
Un dossier par exercice, un sous-dossier par projet, les pièces nommées par nature et par date. C'est exactement la structure que le logiciel impose.
Les erreurs qui vident le document de sa valeur
- Tout conserver sans rien rattacher. Une facture qui ne pointe vers aucun projet ne justifie rien.
- Reconstituer les relevés de temps en fin d'exercice : l'uniformité des chiffres se remarque immédiatement.
- Archiver dans la boîte mail d'une personne qui peut quitter l'entreprise.
- Oublier les livrables du sous-traitant, souvent la meilleure preuve technique du dossier.
Faites attaquer votre dossier avant l'administration
Un modèle vous donne la forme. Argus vérifie le fond : il relit ce que vous avez écrit sur 16 points et cherche l'état de l'art publié sur votre sujet.
- Repère les rubriques remplies mais vides de contenu probant
- Cherche et cite des sources datées à l'appui de vos affirmations
- Signale les formulations qui appelleront une question en contrôle
- Propose des reformulations, acceptées ou refusées ligne à ligne